ขั้นตอนที่3
การวิเคราะห์ระบบ
(System Analysis)
การกำหนดความต้องการของระบบ
เมื่อโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการพัฒนาระบบการจัดการตารางเวลา ได้รับอนุมัติจากการนำเสนอ โครงการในขั้นตอนที่ผ่านมาและได้มีการเก็บรวบรวมข้อมูลในเบื้องต้นเพื่อค้นหาปัญหาที่เกิดขึ้นมาบ้างแล้ว ดังนั้นในขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบจึงจึงเริ่มต้นด้วยการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม ซึ่งรวมทั้งรายละเอียดในการทำงานในปัจจุบันและความต้องการในระบบใหม่เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิมในการกำหนดความต้องการครั้งนี้ ทางทีมงานเลือกที่ใช้แบบสอบถามเนื่องจาก สามารถเก็บข้อมูลได้ง่าย สะดวก และไม่รบกวนหรือเสียเวลาในการปฏิบัติงานมากนัก
ออกแบบสอบถาม (Questionnaire)
สำหรับบุคคลที่จะเป็นผู้ตอบแบบสอบถามคือ ผู้จัดการแต่ละแผนก การใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลในส่วนที่ต้องการพัฒนา เนื่องจากทีมงานสามารถความคุมหัวข้อคำถามที่ต้องการรายละเอียดได้มากกว่าการสัมภาษณ์ ไม่ต้องมีการจดบันทึกดังเช่นวิธีการสัมภาษณ์ซึ่งจะทำให้เสียเวลามาก ไม่รบกวนเวลาทำงานของผู้จัดการแต่ละแผนกมากนัก สามารถเก็บข้อมูลได้มากตามการตั้งคำถามในแบบสอบถามอีกทั้งผู้ตอบแบบสอบถามจะรู้สึกมีอิสระในการให้ข้อมูล
ตัวอย่างแบบสอบถาม
(คลิกที่รูปเพื่อดูรูปใหญ่)
(คลิกที่รูปเพื่อดูรูปใหญ่)
แบบฟอร์มที่ 1 แบบสอบถามเพื่อการเก็บรวบรวมข้อมูล
(คลิกที่รูปเพื่อดูรูปใหญ่)
แบบฟอร์มที่ 2 แบบสอบถามเพื่อการเก็บรวบรวมข้อมูล
ข้อมูลและเอกสารของระบบงานเดิมที่รวบรวมได้
จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลจากแผนกต่างๆ ด้วยวิธีการออกแบบสอบถาม สามารถสรุปข้อมูลที่ได้รับดังนี้
1. ข้อมูลการปฏิบัติงานของพนักงาน
2. ระยะเวลาในการทำงานของพนักงาน
3. กาจัดสรรพนักงานในการทำงานในแต่ละวัน
4. ความเหมาะสมของการทำงานของพนักงาน
ความต้องการของระบบใหม่ของผู้ใช้
จากการรวบรวมความต้องการของระบบใหม่ทำให้ทีมงานได้ข้อมูลเพิ่มเติม จึงได้นำมาวิเคราะห์หาขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่ตามความต้องการดังนี้
1. สามารถเรียกดูข้อมูลได้รวดเร็วขึ้น
2. สามารถแก้ไข ปรับปรุงข้อมูลได้โดยสะดวก
3. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
4. การจัดทำรายงานมีความสะดวกรวดเร็วขึ้น
ระบบการจัดการตารางเวลา เป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับเวลา เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานและก่อให้เกิดผลกำไรต่อบริษัทมากที่สุด เพราะระบบจะทำการจัดสรรจำนวนพนักงานในการทำงานแต่ละวันเพื่อให้การทำงานเสร็จทันและมีประสิทธิภาพและระบบยังแจ้งข้อมูลเหล่านั้นให้กับผู้บริหารระดับสูงได้ทราบถึงข้อมูลได้ด้วย จึงส่งผลให้เกิดผลดีและกำไรสูงสุดกับบริษัท
จากการรวบรวมความต้องการของระบบใหม่ทำให้ทีมงานได้ข้อมูลเพิ่มเติม จึงได้นำมาวิเคราะห์หาขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่ตามความต้องการดังนี้
1. สามารถเรียกดูข้อมูลได้รวดเร็วขึ้น
2. สามารถแก้ไข ปรับปรุงข้อมูลได้โดยสะดวก
3. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
4. การจัดทำรายงานมีความสะดวกรวดเร็วขึ้น
เพื่อเป็นการตอบสนองความต้องการดังกล่าว สามารถแบ่งการทำงานดังนี้
ระบบการจัดการตารางเวลา เป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับเวลา เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานและก่อให้เกิดผลกำไรต่อบริษัทมากที่สุด เพราะระบบจะทำการจัดสรรจำนวนพนักงานในการทำงานแต่ละวันเพื่อให้การทำงานเสร็จทันและมีประสิทธิภาพและระบบยังแจ้งข้อมูลเหล่านั้นให้กับผู้บริหารระดับสูงได้ทราบถึงข้อมูลได้ด้วย จึงส่งผลให้เกิดผลดีและกำไรสูงสุดกับบริษัท
(คลิกที่รูปเพื่อดูรูปใหญ่)
Context Diagram
(คลิกที่รูปเพื่อดูรูปใหญ่)
แผนภาพบริบท (Context Diagram)
แผนภาพกระแสข้อมูลระดับบนสุดที่แสดงภาพรวมการทำงานของระบบที่มีความสัมพันธ์กับสภาพแวดล้อม ภายนอกระบบ และยังแสดงให้ เห็นถึงขอบเขตและเสนอแบ่งเขตของระบบที่ศึกษาและพัฒนาใน Context Diagram ประกอบด้วย Process ที่แทน Process ของระบบทั้งหมด เพียงหนึ่ง Process เท่านั้นที่อยู่ภายในขอบเขต แสดงหมายเลข 0 ตรงส่วนสัญลักษณ์ Process
จากแผนภาพบริบท (Context Diagram) สามารถอธิบายขั้นตอนได้ดังต่อไปนี้
พนักงานจะส่งข้อมุลการทำงานของตัวเองเข้าสู่ระบบจัดการตารางเวลาการทำงานแล้วระบบจะจัดทำในรูปแบบรายงานให้กับผู้จัดการฝ่ายแผนกรับทราบ เมื่อผู้จัดการรับข้อมูลมากแล้วจะทำการจัดตารางแล้วส่งให้กับระบบจากนั้นระบบก็จัดส่งให้กับพนักงานหรือผู้บริหารแล้วแต่ความต้องการเรียกดูของผู้ใช้
(คลิกที่รูปเพื่อดูรูปใหญ่)
(คลิกที่รูปเพื่อดูรูปใหญ่)
(คลิกที่รูปเพื่อดูรูปใหญ่)
