วิเคราะห์ระบบขั้นตอนที่2

ขั้นตอนที่ 2

การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

เป้าหมาย

         
          การนำเทคโนโลยีและระบบสารสนเทศมาใช้ในการจัดการเวลาการปฏิบัติงานให้กับพนักงานในบริษัทเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการผลิตสินค้า ทำให้สินค้ามีคุณภาพ เป็นที่พึงพอใจของผู้บริโภค ส่งผลให้บริษัทได้รับผลกำไรเพิ่มขึ้น

วัตถุประสงค์

         
          ระบบจัดการตารางเวลาการทำงาน มีวัตถุประสงค์ของการดำเนินงานเพื่อวิเคราะห์ ออกแบบและพัฒนาให้เป็น ระบบจัดการตารางเวลาการทำงานที่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้

ขอบเขตของระบบ
       
          โครงการพัฒนาระบบจัดการตารางเวลาได้มีการจัดทำขึ้นโดยทีมงานพัฒนาสารสนเทศภายในบริษัทเอง(In-House Development) พร้อมนี้ได้กำหนดขอบเขตของระบบนี้มีรายละเอียดดังต่อไปนี้

1. ระบบจะต้องแบ่งการทำงานอย่างชัดเจน แต่ข้อมูลสามารถเชื่อมโยงกันได้

2. ระบบจะต้องรองรับการทำงานแบบ Multi-User ได้

3. ระบบจะต้องใช้งานง่ายและสะดวก

4. ระบบมีความผิดพลาดและข้อบกพร่องน้อยที่สุด

ความต้องการในระบบใหม่

ความต้องการในระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้ คือ

1. การทำงานที่รวดเร็วของระบบใหม่

2. สามารถเพิ่ม แก้ไข เปลี่ยนแปลงเวลาการทำงานให้เหมาะสม

3. การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานทุกฝ่ายเช่น ฝ่ายบุคคล บัญชีและการเงิน การตลาด จัดซื้อ ผลิต ซ่อมบำรุง คลังสินค้า และจัดส่งสินค้า เป็นต้น

4. การจัดทำตารางเวลาการทำงานที่ไม่ซับซ้อนและสะดวกในการตรวจสอบ

ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบใหม่

1. อำนวยความสะดวกให้กับพนักงานในการเข้าปฏิบัติงาน

2. เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานของพนักงาน

3. อำนวยความสะดวกของลูกค้า

4. สินค้ามีคุณภาพมากขึ้น

5. องค์กรมีผลการดำเนินการที่ดีขึ้น

6. ลูกค้าเกิดความพึงพอใจในสินค้า และมอบความน่าเชื่อถือให้บริษัท

7. หากบริษัทมีการขยายตัว ระบบสามารถรองรับการขยายตัวนั้นได้

แนวทางในการพัฒนา


          การพัฒนาระบบของ บริษัท TCP Thai Food จำกัด เป็นการพัฒนาระบบในส่วนของการจัดการตารางเวลาในการทำงานและในส่วนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องเช่น การทำงานของพนักงานในแต่ละส่วนงานมีการใช้ระยะเวลาในการทำงานเท่าไหร่ ซึ่งบางครั้งการทำงานขั้นตอนต่าง ๆ อาจจะมีระยะเวลาในการทำงานที่ทับซ้อนกับงานในส่วนอื่นๆ หรือในบางครั้งมีการทำงานเกินระยะเวลาที่กำหนด ดังนั้นจึงได้มีการวิเคราะห์ระบบใหม่เพื่อความสะดวกและมีประสิทธิภาพในการทำงาน ก่อนที่เราจะมาวิเคราะห์ระบบเราจะต้องทำการจำลองหรือศึกษาขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่และข้อมูลทั้งหมดว่า ระบบที่เราต้องการวิเคราะห์เหมาะสมกับระบบการทำงานเดิมของบริษัท

แผนการดำเนินงานของโครงการ


          แผนการดำเนินงานของโครงการที่ต้องการวิเคราะห์ระบบที่มีการเปลี่ยนแปลง คือ ระบบจัดการตารางเวลา และส่วนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องมีดังต่อไปนี้

- ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ

- ประมาณการใช้ทรัพยากร

- ประมาณการใช้งบประมาณ

- ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน



ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ

          ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่ได้รับมอบหมาย อาจจะเป็นบุคคลที่มีความรู้ในด้านของระบบที่ต้องการเปลี่ยนแปลงที่ทำงานอยู่ในบริษัทหรือทางบริษัทจ้างให้ทำการวิเคราะห์ระบบ ซึ่งบุคคลจะต้องดำรงตำแหน่งเกี่ยวกับการดูแลระบบ เช่น

1. นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ เป็นบุคคลที่มีความรู้ความสามารถในเรื่องการทำงานของระบบสาร
สนเทศที่จะนำมาใช้ หน้าที่ ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานกับผู้ใช้ระบบ พนักงาน หรือทีมโปรแกรมเมอร์ และการจัดทำเอกสารเอกสารอื่น ๆ

2. โปรแกรมเมอร์ เป็นเจ้าหน้าที่ที่มีความรู้ทางด้านการเขียนโปรแกรมทางคอมพิวเตอร์ ทำหน้าที่ในการเขียนโปรแกรมและติดตั้ง รวมทั้งทอสอบโปรแกรมของระบบใหม่

               

ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร 

          จากข้อมูลดังกล่าวเราจะมีการทำงานเป็นทีมซึ่งจะมีการระบุหน้าที่ของแต่ละฝ่าย เพื่อที่งานจะประสบผลสำเร็จ ปัจจุบันทางบริษัทได้มีการใช้ระบบเครือข่าย LAN อยู่แล้วหรือเครือข่ายที่มีความเร็วสูงกว่านี้ มีรายละเอียดพอเข้าใจดังนี้

1. เครื่องแม่ข่าย(Server) จำนวน 3 เครื่อง

2. เครื่องลูกข่าย(Workstation) จำนวน 50 เครื่อง

3. เครื่องพิมพ์(Printer) จำนวน 8 เครื่อง

ปัจจุบันทางบริษัทได้นำเทคโนโลยีหลายอย่างมาใช้ในการบริหารงาน ซึ่งปัจจุบันมีรายละเอียดดังนี้

1. ระบบโปรแกรม 1 ระบบ

2. เครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่ายและลูกข่ายตามจำนวนที่บริษัทต้องการ

3. บุคลากรที่มีความรู้ความสามารถในการทำงานของโปรแกรม

4. อุปกรณ์อื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องในการพัฒนาระบบ

สรุปงบประมาณที่ใช้พอสรุปได้ดังนี้

1. ในส่วนของผู้บริหาร

ค่าตอบแทนสำหรับทีมงานพัฒนา

- นักวิเคราะห์และออกแบบระบบโปรแกรมเมอร์ 73000

2. แผนกทุกแผนกที่มีการเปลี่ยนแปลงระบบ

- ค่าการฝึกอบรมพนักงานใหม่เกี่ยวกับระบบใหม่ 30000

3. การจัดซื้ออุปกรณ์ต่าง ๆ

- เครื่องคอมพิวเตอร์และโปรแกรมที่ใช้ในการลงระบบ 37000

- อื่น ๆ 6000



ประมาณการใช้งบประมาณ

          จากรายการดังกล่าวเป็นเพียงการประมาณค่าใช้จ่ายคร่าว ๆ ที่ทางองค์กรจ่ายในการปรับปรุงระบบ ซึ่งอาจจะมีค่าใช้จ่ายมากกว่านี้ที่ใช้เพราะในแต่ละองค์กรจะมีหลายแผนกในการทำงานและงานในแต่ละระบบจะมีขั้นตอนที่ซับซ้อนมาก ดังนั้นค่าใช้จ่ายจึงไม่เท่ากัน



ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน

          ระยะเวลาในการดำเนินงานการวิเคราะห์ระบบของบริษัท J.S.R. ผลไม้กระป๋องจำกัด ที่ต้องการนำระบบมาใช้ในการทำงานในส่วนของระบบจัดการตารางเวลาเพื่อความสะดวกในส่วนของการทำงานภายในบริษัท ซึ่งก่อนที่จะได้เริ่มทำงานนั้นเราจะต้องใช้ระยะเวลาในการศึกษาถึงขั้นตอนต่าง ๆ เป็นระยะเวลาประมาณ 5 เดือน คือเริ่มตั้งแต่เดือนมิถุนายน ถึง ตุลาคม 2554 ซึ่งสามารถแสดงรายละเอียดการดำเนินงานได้ดังนี้

(คลิกที่รูปเพื่อดูรูปใหญ่)

ระยะเวลาตามจริงในการพัฒนาระบบอาจใช้เวลามากกว่านี้ แต่เพื่อเป็นการสรุปอย่างคร่าว ๆ ว่าเราได้ดำเนินการอะไรไปบ้างและระบบใหม่ที่ได้จะเสร็จภายในกี่วัน ซึ่งเราก็ได้ยกตัวอย่างไปแล้ว 

รายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหาร

          จากการศึกษาปัญหาที่พบจากระบบเดิมของบริษัท J.S.R. ผลไม้กระป๋องจำกัดในการทำงานบางหน้าที่บริษัทจะมีการนำเทคโนโลยีมาใช้แล้วบางส่วนแต่บางระบบก็ยังไม่มีการนำมาใช้และก็ยังต้องการใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ดังนั้นทางบริษัทจึงต้องมีการจัดทำระบบใหม่ขึ้น เมื่อเราทำการวิเคราะห์ระบบแล้วขั้นตอนต่าง ๆ ที่เราได้ทำก็จะจัดทำรายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหารเพื่อให้ทราบขั้นตอนต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับการวิเคราะห์ซึ่งจะมีขั้นตอนประกอบย่อย ๆเพื่อความเข้าใจง่าย 2 ด้านดังนี้

1. ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค

          สำหรับด้านเทคนิคในที่นี้เกี่ยวกับ ฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์ขอระบบเดิมว่ามีการใช้ส่วนใดบ้าง เช่น โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อใช้งานในด้านต่าง ๆ และอุปกรณ์อื่น ๆ


2. ความเป็นไปได้ทางด้านการปฏิบัติงาน

          ศึกษาเกี่ยวกับการปฏิบัติงานของผู้ใช้ของระบบใหม่ที่จะนำมาใช้กับบริษัท ซึ่งขั้นตอนนี้จะเกี่ยวกับการทดสอบ การทดลองของระบบว่าระบบใหม่นี้มีผลต่อการทำงานของบริษัทอย่างไร

จากการทำงานของนักวิเคราะห์ระบบผลที่ได้ประสบผลสำเร็จระบบที่ได้เป็นที่ตรงตามความต้องการของบริษัท